Close

Mengurus Sendiri Visa Inggris via VFS Global Bali 2019 (feat. Sponsor)

Begitu perpanjangan paspor di Kantor Imigrasi Kelas I Denpasar selesai (dengan rate total 4,2 dari 5 —menurut pandangan pribadi), saya harus segera bergerak untuk mempersiapkan semua dokumen yang diperlukan dalam pembuatan visa Inggris —sebenernya sih udah research dari jauh-jauh hari, hehehe. Tapi tetap saja, kernyit dahi seolah tak terelakkan, meskipun saya tidak begitu memusingkan persyaratan keuangan karena dibiayai kantor sepenuhnya. Kenapa? Karena saya yang urus sendiri visanya! LOL.

Jika kamu membaca tulisan blogger lain, punya saya kurang lebih sama, terlepas dari saya yang akan pergi ke UK dengan sistem reimbursement dan ada sponsor yang membiayai trip saya selama di sana. What a lucky me, I know. But still, apply for a holy UK visa ibarat gambling, meskipun udah bayar, belum tentu di-reject atau approve. Let’s get started.

Visa apa yang saya ajukan?

Karena tujuan saya adalah menghadiri conference, saya apply Visit Visa with Multiple Entry (Kategori C), dengan lama tinggal 180 hari. Informasi lengkap mengenai Visa UK (dalam bahasa Indonesia) bisa dilihat pada laman berikut.

Kemana proses pengajuan dokumen?

Tidak perlu terbang ke Jakarta dan mendatangi British Embassy jika kamu berdomisili di Bali dan sekitarnya, karena pengajuan dokumen untuk pembuatan visa dapat dilakukan melalui pihak ketiga yaitu di VFS Global Bali, 3rd Floor No. 7-9.3/A, Benoa Square, Jl. By Pass I Gusti Ngurah Rai No.21A, Kedonganan, Kuta, Bali. Mereka nggak punya nomor telepon yang bisa dihubungi, I tried some, but none of them were working. Tunggulah dengan sabar selama visa sedang proses 🙂

Berapa lama proses hingga visanya jadi?

Submit dokumen per tanggal 5 Juli di VFS Global Bali, dapat email notifikasi di tanggal 1 Agustus, jadi assessing documents kurang lebih memerlukan waktu sebulan hingga visa saya dapatkan. By the way, saya berangkat tanggal 11 September. Berdasarkan pengalaman blogger dan teman yang pernah apply visa UK, notifikasi untuk pengambilan paspor masuk di rentang waktu yang berbeda-beda. Ada 2 minggu, ada 15 hari kerja, ada juga yang cepet banget, 5 hari kerja udah jadi, tergantung keputusan disono. Intinya, pihak British Embassy ingin mendapatkan bukti data yang akurat atas diri kita dan apa yang akan kita lakukan selama disana. Jadi waktu pemrosesan visa bisa singkat, bisa juga lebih lama.

Email reply dari VFS saking nggak sabarannya saya tuh.

Nah, ini harus disiapkan betul ya. Kalau bisa, tiga bulan sebelum tanggal keberangkatan. Jadi kalau visanya ditolak, kita masih bisa mengajukan ‘banding’ dengan menyiapkan dokumen-dokumen yang kurang.

Step by step overview:

  1. Siapkan dokumen,
  2. Isi form di sini ,
  3. Buat janji temu dengan VFS Global untuk proses biometrik,
  4. Submit dokumen di hari yang ditentukan,
  5. Ambil paspor setelah menerima email pemberitahuan.

Apa saja dokumen yang saya siapkan?

1. Paspor yang masih berlaku (minimal 8 bulan dari tanggal keberangkatan)

Paspor yang mereka minta adalah paspor terbaru saya, yang lama dibawa pulang lagi. Mereka tidak melakukan pengecekan terhadap negara mana saja yang saya kunjungi di paspor lama (karena cuma Singapore aja, ehe.. tapi saya cantumkan saat mengisi form online di situs UK Government). Pastikan data di paspor semua lengkap, ada tanda tangan. Fotokopian paspor tidak saya sertakan.

2. Fotokopi dan terjemahan bahasa Inggris dari KTP, KK, Akte Kelahiran dan Akte Nikah

Beberapa orang mungkin melakukan penterjemahan dokumen sendiri, tetapi untuk keabsahan dokumen, saya gunakan penterjemah tersumpah. Biayanya 35.000 Rupiah per lembar. Lama pengerjaan tergantung berapa banyak dokumen yang akan diterjemahkan, untuk lebih pastinya emailkan saja terlebih dahulu dokumennya, untuk bisa mereka dipelajari lebih lanjut.

Monggo cek penterjemah yang saya gunakan:

A&P Translation

Jalan Kalibata Timur Raya (Empang Tiga) No. 12 (Depan Alfamart), RT. 011 / RW. 08 Kel. Kalibata, Kec. Pancoran, Jakarta Selatan.
Telp. 021 798 7953 / 021 791 98 415
HP 0812 909 2306
Email: [email protected]

Patokannya: Dari Lampu merah Taman Makam Pahlawan ke arah Pasar Minggu, kira-kira 750m dari Lampu merah sebelah kiri akan ketemu BCA/Holland Bakery, masih maju kira2 30m, ada belokan ke kiri (Empang Tiga), masuk kira-kira 750m cari Alfamart Sebelah kanan, kantor kami berseberangan dengan alfamart

Note: Kantor buka dari hari Senin s/d Jum’at (Hari Libur Nasional Tutup) Pukul 09:00 s/d 16:30 wib (Pkl. 12.00 s.d Pkl. 13.00 Tutup Istirahat Siang).

3. Slip gaji 3 bulan terakhir dalam bahasa Inggris

Ini nggak perlu saya translate karena sudah berbahasa Inggris 🙂 saya juga mencantumkan slip service charge yang dibayar kantor.

4. Rekening koran 3 bulan terakhir

Jangan berpatokan kalau duit di rekening harus 50 juta++, ges. Ini sebenarnya tidak tertulis secara resmi baik di situs UK Government atau VFS Global. Selama rekening kamu memiliki history dana keluar masuk yang jelas, terhitung telah lama digunakan (saya pakai rekening gaji yang umurnya hampir 4 tahun), tidak ada dana kagetan (misalkan ada dana masuk langsung 40 juta tanpa sumber yang jelas), dan nominal dalam rekening mampu menjamin kecukupan hidup selama berlibur alias tidak terindikasi bakalan nyopet atau ngerampok bank, saya rasa di bawah itu masih oke. 

Untuk rekening koran ini, saya pakai print-out dari internet banking yang berbahasa Inggris. Mahal bo, kalau mesti cetak histori transaksi di bank. Atau bisa juga fotocopy buku tabungan. Selain itu, karena saya juga memiliki sumber lain yang ada di reksadana dan tidak saya cairkan, saya sertakan email laporan bulanan dalam bahasa Inggris. Biar afdol bahwa perjalanan ini dibiayai oleh sponsor, maka saya sertakan juga rekening koran dan paspor beliau.

5. Surat referensi dari bank berbahasa Inggris

Cukup membawa buku tabungan, KTP dan kartu debit, surat referensi bisa saya dapatkan dalam sehari dengan biaya Rp. 150.000. Saya minta di Bank BNI cabang Panjer, Denpasar. Surat ini boleh diminta di kantor cabang kok, nggak harus selalu di kantor pusat atau tempat awal buka rekening. Selain itu, nominal terakhir di rekening juga saya cantumkan di surat tersebut.

Berikut surat referensi bank yang saya minta:

6. Surat rekomendasi dari kantor

Contoh surat rekomendasi dari kantor bisa dilihat disini:

7. Tiket PP

Saya melampirkan issued ticket, simply karena memang benar saya akan berangkat di tanggal tersebut dan ada di UK selama seminggu. Pastikan tanggal tersebut sama dengan itinerary dan juga formulir online. Pulang pergi naik Qatar Airways, transit di Doha.

Special services itu nomor kursi saya, btw. Qatar Airways bisa ngasih pilihan kursi secara gratis!

8. Bukti booking hotel

Nah, ini sempat jadi kekhawatiran saya selama proses apply visa karena alamat yang saya cantumkan di formulir online berbeda dengan bukti issued print-out hotel yang saya lampirkan. Di formulir online saya mencantumkan alamat rumah anak si bos yang lokasinya di Leeds, tetapi karena suatu alasan dan lain hal, kami memilih untuk memesan akomodasi di Slough, Colnbrook. Ternyata ini nggak jadi masalah in the end~ ehehe.

9. Rencana perjalanan (itinerary)

Itinerary yang suuuper simple. See? Saya menyertakan akomodasi yang beda dengan lampiran hotel yang dipesan. Mungkin itu kali yang bikin prosesnya lama?

10. Lampiran bukti reksadana

Meskipun memang nggak dibutuhkan, tapi saya lampirkan aja sebagai jaga-jaga karena saya punya sumber dana lain yang tidak saya cairkan.

Untuk kelengkapan dokumen lain, bisa cek di Visitor Supporting Documents Guide. Ada beberapa prasyarat yang tidak harus disertakan seperti yang tertera dalam Section 4 berikut.

Hotel dan flight booking masuk ke dalam kategori… ada yang sudah apply tanpa dua dokumen ini dan granted?

 

Mengajukan aplikasi visa online

Untuk pengisian formulir secara online, bisa dilakukan disini. Jika ada informasi mengenai pengisian formulir di situs Visa4UK, sama aja kok. Nanti diarahkan kembali ke situs yang saya sebutkan di awal jika ingin mendaftar Standard Visitor Visa.

Selanjutnya isi formulir secara teliti, detail, hati-hati dan tenang. Lakukan pengisian secara bertahap. Nah, di formulir ini yang harus diisi adalah:

  • Personal Information
  • Travel information
  • Passport details
  • Family details
  • Employment details
  • Accommodation & travel history
  • Additional information
  • Consent and declaration

Jika semua sudah sesuai, akan diarahkan ke laman pembayaran. Jika sudah menekan “Submit Application” data yang sudah dimasukkan tidak dapat diperbaiki lagi, jadi pastikan betul data tersebut sudah sesuai dan tepat. Untuk multiple entry visa yang berlaku selama 6 bulan ini dikenakan biaya USD 124.

Setelah pembayaran sukses, saya diarahkan ke laman VFS Global untuk membuat janji temu. Saya memilih 5 Juli 2019 jam 9 pagi (biar nggak terlalu pagi, nggak terlalu siang juga~) dengan tambahan biaya asistensi untuk memindai semua dokumen (Rp. 190.000), SMS service (Rp. 30.000) dan juga user pay service fee (Rp. 1.045.000). Untuk layanan premium lainnya bisa kunjungi laman ini.

Sebelum berangkat ke VFS di hari-H, jangan lupa untuk mencetak PDF file aplikasi dokumen, document checklist, dan juga appointment letter yang dikirimkan pihak VFS Global.

Menghadiri jadwal pertemuan

Ketika syarat-syarat pengajuan dokumen sudah lengkap, berangkatlah saya ke kantor VFS Global Bali sesuai dengan tanggal dan jam yang sudah dibooking sebelumnya. Jika sudah melakukan scan dokumen sebelumnya, kamu nggak perlu bawa semua dokumen, hanya paspor saja.

Begitu sampai, saya menyerahkan appointment letter untuk menunjukkan nomor GWF saya kepada security. Di sini kamu nggak akan dipanggil, jika janjian jam 9 dan datang lebih awal, baiknya jam 9 kurang 5 menit kamu datangi lagi si security untuk memastikan lagi bahwa kamu sudah ada janji jam 9.

Saya melewati metal detector dan tas diperiksa terlebih dahulu sebelum masuk ke ruangan. Nggak boleh bawa apapun termasuk HP selain dokumen yang diperlukan. Kantornya cukup sepi, karena nggak banyak pendaftar hari itu. Setelah mendapat nomor antrian, saya duduk dengan gelisah santai sembari menunggu dipanggil. Ketika tiba giliran saya, pertama-tama saya mengisi document checklist (karena saya nggak ngisi di rumah, takut salah), lalu menunggu staff VFS melakukan scanning dokumen. Kemudian saya diminta menunggu lagi untuk proses biometrik dimana pengambilan sidik jari dan foto. Petugasnya cuma nanya nama lengkap dan tanggal lahir, nggak ada wawancara tambahan. Setelah selesai, tanda terima akan diserahkan oleh petugas VFS dan akan dibawa lagi nanti saat pengambilan paspor. Jadi, jaga dengan baik, jangan sampai hilang!

Menjemput paspor tercinta

Setelah 27 hari menunggu, akhirnya di tanggal 1 Agustus, saya mendapat email cinta dari VFS.

Saya memutuskan untuk mengambil paspor keesokan harinya ke VFS Global Benoa Square jam 2 siang. Prosesnya sama seperti saat pengumpulan berkas, ambil nomor antrian dan duduk dengan manis. Begitu dipanggil, sebuah amplop diserahkan (dan langsung saya buka saat itu juga). Amplopnya tok, saya foto setelah sampai kantor, ehehe.

Menurut sumber lain, pengambilan visa juga dapat diwakilkan kok, tapi ini harus disertakan surat kuasa saat pengambilan. Suratnya bisa diminta di VFS Global saat pengajuan. Pun juga bisa menggunakan jasa kurir jika memang lokasi pengantaran cukup jauh dari kantor VFS.

Setelah nunggu hampir sebulan, voila! Visa UK saya terpampang nyata membahana di paspor. All hail my precious UK visa

The photo is kinda disaster. Wqwqwq

Catatan tambahan

  1. Saya nggak menyertakan pas foto background putih karena nggak diminta. Dilihat sama staff VFS Global pun enggak 
  2. Selama proses visa berlangsung, saya juga membayar untuk SMS service dari VFS, tapi tidak ada satupun SMS yang masuk untuk mengetahui sejauh mana proses visa saya. Saran aja sih, rajin-rajin cek emai, nggak perlu membayar biaya tambahan untuk SMS service. Saya hanya menggunakan jasa scan dokumen yang dilakukan langsung disana, karena nggak punya waktu untuk scan sendiri. Dokumen yang sudah di scan akan dikembalikan lagi.
  3. Semua dokumen yang diserahkan harus bebas klip, berukuran A4 dan tidak dilaminasi.
  4. Cek jadwal hari libur saat aplikasi visa. Inilah gunanya aplikasi diajukan jauh-jauh hari agar proses visanya tidak terhalang tanggal merah.
  5. Untuk kamu yang menggunakan sponsor, bisa sertakan juga paspor dan rekening yang bersangkutan sebagai bukti bahwa pengeluaran selama perjalanan dibiayai si sponsor ini.

Semoga pengalaman saya bisa membantu teman-teman yang ingin mengurus visa UK.

London, here I come 🙂

Leave a Reply

error: Content is protected !!